Kostenlose Vorlage · Österreich
Rechnungsvorlage Österreich: kostenlos als Word, Excel und PDF
Mit allen Pflichtangaben nach § 11 UStG — zum Ausfüllen am Computer oder zum Ausdrucken. Für Kleinunternehmer gibt es eine eigene Version ohne Umsatzsteuer. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.
Mit Umsatzsteuer
Für Unternehmen mit UID-Nummer, die Umsatzsteuer verrechnen. Steuersatz wählbar: 20 %, 13 % oder 10 %.
Für Kleinunternehmer
Ohne Umsatzsteuer, mit dem Hinweis auf die Befreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.
Kostenlos für Ihre eigenen Rechnungen — verwenden und anpassen erlaubt.
So sieht eine vollständige Rechnung aus
Mustermann Design e.U.
Lindengasse 12, 1070 Wien
Tel. +43 1 000 00 00
UID: ATU12345678
Rechnung an
Beispiel GmbH
Hauptplatz 1, 8010 Graz
- Rechnungsnummer
- 2026-014
- Rechnungsdatum
- 14.10.2026
- Leistungszeitraum
- September 2026
Rechnung
| Pos. | Beschreibung | Menge | Einheit | Einzelpreis | Gesamt netto |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Webdesign Startseite1 Pausch. × € 1.200,00 | 1 | Pausch. | € 1.200,00 | € 1.200,00 |
| 2 | Laufende Betreuung4 Std. × € 85,00 | 4 | Std. | € 85,00 | € 340,00 |
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug · IBAN AT00 0000 0000 0000 0000
Checkliste: Pflichtangaben nach § 11 UStG
Diese Angaben müssen auf jeder Rechnung über 400 € (brutto) stehen. Haken Sie ab, was Ihre Rechnung schon enthält:
Über 10.000 € brutto zusätzlich: die UID-Nummer der Kundin oder des Kunden, wenn Sie an ein Unternehmen leisten und Ihr Unternehmen in Österreich haben.
Quellen: § 11 UStG im RIS · Unternehmensserviceportal: Formerfordernisse einer Rechnung
Kleinbetragsrechnung bis 400 €
Bei Rechnungen bis 400 € brutto genügen diese Angaben:
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Menge und Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung
- Tag oder Zeitraum der Leistung
- Bruttobetrag (Entgelt und Steuer in einer Summe) und Steuersatz
- Ausstellungsdatum
Kundendaten, Rechnungsnummer und UID-Nummer dürfen fehlen. Nicht möglich ist die vereinfachte Rechnung, wenn für eine Leistung in einem anderen EU-Staat eine Rechnung vorgeschrieben ist.
Rechnungen als Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und vermerken stattdessen die Befreiung, zum Beispiel: „Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“. Die vereinfachte Rechnung wie oben genügt — unabhängig vom Betrag (§ 11 Abs. 6 UStG).
Steht trotzdem Umsatzsteuer auf der Rechnung, schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt, bis die Rechnung berichtigt ist. Ob Sie unter der Grenze bleiben, zeigt der Kleinunternehmer-Rechner.
Rechnungen an Unternehmen in der EU (Reverse Charge)
Für Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten gilt in den meisten Fällen Reverse Charge. Dann gehört keine österreichische Umsatzsteuer auf die Rechnung, sondern:
- der Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger
- Ihre UID-Nummer und die UID-Nummer Ihrer Kundin oder Ihres Kunden
Die Rechnung stellen Sie bis zum 15. des Monats nach der Leistung aus und melden die Leistung in der Zusammenfassenden Meldung (ZM). Quelle: Unternehmensserviceportal.
Rechnungsnummer, Aufbewahrung, Versand
- Rechnungsnummer: fortlaufend und nur einmal vergeben, etwa 2026-001, 2026-002. Getrennte Nummernkreise, zum Beispiel pro Standort, sind zulässig.
- Aufbewahrung: eine Kopie jeder Rechnung sieben Jahre lang aufheben — digital ist erlaubt.
- Versand per E-Mail: PDF-Rechnungen sind zulässig, wenn die Empfängerin oder der Empfänger zustimmt.
Häufige Fragen
Darf ich Rechnungen mit Word oder Excel schreiben?+
Ja. Entscheidend sind die Pflichtangaben nach § 11 UStG, nicht das Programm. Achten Sie auf fortlaufende Rechnungsnummern und bewahren Sie jede Rechnung sieben Jahre auf.
Muss eine Rechnung unterschrieben werden?+
Nein. Eine Unterschrift gehört nicht zu den Pflichtangaben einer Rechnung.
Darf ich Rechnungen als PDF per E-Mail schicken?+
Ja, wenn die Empfängerin oder der Empfänger dieser Art der Rechnung zustimmt. In der Praxis genügt es meist, dass die Kundin oder der Kunde PDF-Rechnungen per E-Mail akzeptiert.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine UID-Nummer?+
Für Rechnungen an Kundinnen und Kunden im Inland nicht. Eine UID-Nummer brauchen Sie etwa, wenn Sie Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten erbringen oder von dort beziehen.
Darf ich die Vorlagen für mein Unternehmen verwenden?+
Ja. Sie dürfen die Vorlagen kostenlos für Ihre eigenen Rechnungen verwenden und nach Belieben anpassen.