Branche · Reinigung und Hausbetreuung
Buchhaltung für Reinigungsfirmen — je Objekt, mit Stunden und Lohn
TL;DR
Für Reinigungsfirmen in Österreich: Jedes Objekt mit Kunde, Adresse, Monatspauschale und Soll-Stunden. Ihr Team checkt am Handy ein und aus, die Stunden stehen beim Objekt. Je Monat sehen Sie Soll und Ist, den Erlös und den Deckungsbeitrag je Objekt; die Monatsrechnungen legt Finonur als Entwürfe an. Reinigung ist umsatzsteuerlich eine Bauleistung — Finonur kann die Rechnung ohne USt, die Rechnung des Subunternehmers und die Auftraggeberhaftung. Lohn nach dem Kollektivvertrag Gebäudereinigung als Zusatz.
Für wen
Für Gebäude- und Unterhaltsreinigung, Büro- und Stiegenhausreinigung, Fensterreinigung und Hausbetreuung — vom Ein-Personen-Unternehmen bis zum Betrieb mit Reinigungsteam, als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchhaltung.
Objekte und Einchecken
Unter Objekte legen Sie jedes Objekt mit Kunde, Adresse, Monatspauschale, Soll-Stunden je Monat und Reinigungsplan an. Ohne Pauschale gilt ein Stundensatz.
Am Objekt tippt Ihre Reinigungskraft am Handy auf Einchecken, nach der Arbeit auf Auschecken — die Zeit steht dann beim Objekt in der Zeiterfassung. Mit eigenem Zugang (Rolle Mitarbeiter:in) sieht sie nur Einchecken und ihre Zeiten, keine Umsätze und keine Buchhaltung.
Deckungsbeitrag je Objekt
Je Monat zeigt Finonur für jedes Objekt Soll- und Ist-Stunden, den Erlös (Pauschale oder Stunden mal Stundensatz), die Lohnkosten und den Deckungsbeitrag in Euro und Prozent. Die Lohnkosten rechnet Finonur mit Ihrem Kostensatz je Stunde, inklusive Lohnnebenkosten — eine kalkulatorische Größe, die Sie einmal festlegen. So sehen Sie, welches Objekt sich rechnet und wo die Stunden über dem Soll liegen.
Monatsrechnungen
Am Monatsende legt Monatsrechnungen für jedes Objekt mit Pauschale einen Rechnungsentwurf an: „Unterhaltsreinigung“ mit Objekt und Adresse, Leistungszeitraum der ganze Monat — einmal je Objekt und Monat. Sie prüfen und stellen aus. Andere wiederkehrende Leistungen schreiben Sie als Serienrechnung, offene Stunden übernehmen Sie aus der Zeiterfassung.
Reinigung als Bauleistung
§ 19 Abs. 1a UStG nennt die Reinigung von Bauwerken ausdrücklich als Bauleistung. Für Ihre üblichen Auftraggeber — Büros, Geschäfte, Hausverwaltungen — ändert das nichts: Sie rechnen mit Umsatzsteuer ab.
- Sie sind Subunternehmer: Beauftragt Sie ein Unternehmen, das seinerseits mit der Reinigung beauftragt ist (etwa eine andere Reinigungsfirma) oder das üblicherweise Bauleistungen erbringt, geht die Steuerschuld über. In Finonur ein Häkchen: Rechnung ohne USt mit dem Hinweis auf § 19 Abs. 1a UStG, in der UVA KZ 000 und KZ 021.
- Sie geben Aufträge weiter: Die Rechnung Ihres Subunternehmers ohne USt erfassen Sie mit „Bauleistung ohne USt bezogen“ — Finonur rechnet die Steuer (KZ 048) und die Vorsteuer (KZ 082).
- Auftraggeberhaftung: Wer Reinigungsaufträge weitergibt, haftet für Sozialversicherung (§ 67a ASVG) und Lohnabgaben (§ 82a EStG) des Subunternehmers — außer er steht bei der Zahlung auf der HFU-Liste oder Sie überweisen 25 % des Werklohns (20 % plus 5 %) an das Dienstleistungszentrum der ÖGK. Finonur zeigt den Betrag, die IBAN und den Verwendungszweck.
Mehr zur Bauleistung: Buchhaltung für Handwerker.
Lohn nach Kollektivvertrag
Mit dem Lohn-Zusatz rechnet Finonur Löhne mit Sonderzahlungen und Lohnnebenkosten und erstellt die ELDA-Meldedateien. Hinterlegt ist der Kollektivvertrag Denkmal-, Fassaden- und Gebäudereinigung (Arbeiter:innen) mit den Stundenlöhnen ab 1.1.2026 — auch für Teilzeit, wie in der Reinigung üblich. Mehr: Lohnverrechnung.
Was Finonur (noch) nicht macht
- Keine Einsatz- und Dienstplanung, keine Ortung beim Einchecken.
- Die eingecheckten Stunden gehen nicht automatisch in die Lohnverrechnung.
- Der Kostensatz je Stunde ist kalkulatorisch und ersetzt keine Nachkalkulation; die HFU-Liste prüft Finonur nicht selbst.
Finonur ist ein Werkzeug und ersetzt keine Steuerberatung.
Preis
Objekte und Einchecken gibt es ab Solo € 8,90 im Monat (Kleinunternehmer ohne UVA), Professional € 17,90 mit UVA, Business € 34,90 mit doppelter Buchhaltung, Bilanz und GuV — jeweils inkl. USt. Lohn als Zusatz ab € 14,90. Alle Pläne: Preise.
Häufige Fragen
Muss ich als Reinigungsfirma ohne Umsatzsteuer abrechnen (Reverse Charge)?+
Nur in einem Fall. Die Reinigung von Gebäuden ist umsatzsteuerlich eine Bauleistung (§ 19 Abs. 1a UStG). Die Steuerschuld geht aber nur über, wenn Ihr Auftraggeber seinerseits mit der Leistung beauftragt ist — etwa eine andere Reinigungsfirma, die den Auftrag an Sie weitergibt — oder wenn er üblicherweise selbst Bauleistungen erbringt. Büros, Geschäfte und Hausverwaltungen bekommen eine normale Rechnung mit Umsatzsteuer.
Wie checken meine Reinigungskräfte am Objekt ein?+
Jede Reinigungskraft bekommt einen eigenen Zugang mit der Rolle Mitarbeiter:in. Am Handy tippt sie beim Objekt auf „Einchecken“ und nach der Arbeit auf „Auschecken“ — die Zeit steht dann beim Objekt. Umsätze, Rechnungen und Buchhaltung sieht sie nicht.
Wie entsteht die Monatsrechnung für ein Objekt mit Pauschale?+
Unter „Objekte“ legt „Monatsrechnungen“ für jedes Objekt mit Monatspauschale einen Rechnungsentwurf über den ganzen Monat an — einmal je Objekt und Monat. Sie prüfen den Entwurf und stellen ihn aus; die Rechnungsnummer kommt beim Ausstellen.
Kann ich ein Objekt auch nach Stunden abrechnen?+
Ja. Ohne Pauschale tragen Sie einen Stundensatz ein; der Erlös im Monat ergibt sich aus den eingecheckten Stunden. Die offenen Stunden übernehmen Sie in der Zeiterfassung mit einem Klick in eine Rechnung.
Welcher Kollektivvertrag ist für den Lohn hinterlegt?+
Der Kollektivvertrag für Denkmal-, Fassaden- und Gebäudereinigung (Arbeiter:innen) mit den Stundenlöhnen ab 1.1.2026. Lohn gibt es als Zusatz ab € 14,90 im Monat; Angestellte und andere Kollektivverträge prüfen Sie selbst.