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E-Rechnung an den Bund erstellen — direkt aus Ihrer Rechnung
TL;DR
Wer für eine Bundesdienststelle arbeitet, muss elektronisch abrechnen: mit einer strukturierten Datei statt einer PDF. Finonur erstellt diese E-Rechnung im österreichischen Format ebInterface direkt aus Ihrer Rechnung. Sie tragen Auftragsreferenz und Lieferantennummer ein, Finonur prüft vorher, was der Bund ablehnen würde, und Sie laden die Datei über e-rechnung.gv.at im Unternehmensserviceportal (USP) hoch. In jedem Tarif enthalten.
Wer E-Rechnungen braucht
Seit 2014 nehmen Bundesdienststellen nur noch elektronische Rechnungen an (IKT-Konsolidierungsgesetz). Eine PDF per E-Mail reicht dafür nicht: Gefragt ist eine Datei mit festen Feldern, die der Bund automatisch verarbeiten kann. Das österreichische Format dafür heißt ebInterface. Auch viele Länder, Gemeinden und größere Firmen nehmen ebInterface an. Fragen Sie im Zweifel Ihre Kundin oder Ihren Kunden, wie sie die Rechnung bekommen möchten.
So erstellen Sie die E-Rechnung in Finonur
- Rechnung schreiben wie immer, mit Positionen, Steuersatz und Leistungsdatum.
- In der Rechnung „E-Rechnung (ebInterface)“ wählen und als Empfänger „Bund“ antippen.
- Auftragsreferenz und Lieferantennummer von der Bestellung eintragen. Ist die Auftragsreferenz eine 10-stellige Bestellnummer, fragt Finonur je Zeile nach der Bestellposition (z. B. 10, 20, 30).
- Herunterladen: Finonur prüft die Angaben. Fehlt etwas, steht dort, was und wo. Sonst entsteht die XML-Datei. Ein Entwurf bekommt dabei seine fortlaufende Rechnungsnummer.
- Hochladen im USP über e-rechnung.gv.at. Den Zahlungseingang erfassen Sie wie gewohnt in Finonur.
Die Lieferantennummer merkt sich Finonur beim Kunden. Für Länder, Gemeinden und Firmen wählen Sie „Andere Empfänger“; Bestellnummer und Lieferantennummer sind dann freiwillig.
Was der Bund verlangt
- Auftragsreferenz: 10-stellige Bestellnummer, Einkäufergruppe (z. B. Z01) oder Einkäufergruppe:Referenz, genau wie auf der Bestellung.
- Lieferantennummer: 8 Ziffern, vergeben von der beauftragenden Stelle.
- Bestellposition je Zeile, wenn die Auftragsreferenz eine Bestellnummer ist.
- E-Mail-Adresse Ihres Betriebs und Ihre Bankverbindung mit IBAN.
- Höchstens 999 Rechnungszeilen und ein Zahlungsziel von höchstens 999 Tagen; eine Rechnung bezieht sich auf eine Bestellung.
Dazu kommen die Pflichtangaben jeder Rechnung nach § 11 UStG, die Finonur ohnehin auf jede Rechnung schreibt. Mehr dazu: Rechnungsprogramm.
Was in der Datei steht
- Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum (oder Leistungszeitraum), Fälligkeit und Zahlungsbedingungen.
- Ihr Betrieb mit UID, Firmenbuchnummer und Steuernummer, die Kundin oder der Kunde mit Anschrift und UID. Fehlt eine UID, steht dort ATU00000000, wie ebInterface es vorschreibt.
- Alle Positionen mit Menge, Einheit (Stunde, Stück, m², Pauschale …), Einzelpreis und Steuersatz.
- Die Umsatzsteuer je Satz, auch Sonderfälle: Kleinunternehmer, Reverse Charge bei Bauleistungen und im EU-Ausland, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr, Einwegpfand. Jeweils mit dem Hinweis, warum keine Steuer anfällt.
- Ihre Bankverbindung mit IBAN und die Rechnungsnummer als Zahlungsreferenz.
- Gutschriften und Stornos mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung; Schlussrechnungen mit den abgezogenen Abschlagsrechnungen.
Was (noch) nicht geht
- Finonur lädt nicht selbst hoch, weder über das USP noch über PEPPOL.
- Beilagen wie Lieferscheine stecken nicht in der Datei.
- Nur Rechnungen in Euro; Proformarechnungen sind keine Rechnungen und bekommen keine E-Rechnung.
- Schlussrechnungen mit Abzügen nimmt der Bund nur mit einer Einkäufergruppe als Auftragsreferenz an. Das prüft Finonur vorher.
- Einen vereinbarten Rücklass schreibt Finonur als Anmerkung in die Datei; ebInterface hat dafür kein eigenes Feld.
Finonur ist ein Werkzeug und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung für den Bund?+
Nein. Der Bund verlangt eine strukturierte Datei, zum Beispiel im österreichischen Format ebInterface, die Sie im Unternehmensserviceportal (USP) über e-rechnung.gv.at hochladen. Alternativ gibt es dort ein Formular zum Abtippen. Mit Finonur entsteht die Datei direkt aus Ihrer Rechnung.
Woher bekomme ich Auftragsreferenz und Lieferantennummer?+
Beides kommt von der Stelle des Bundes, die bei Ihnen bestellt. Die Auftragsreferenz steht auf der Bestellung: eine 10-stellige Bestellnummer, eine Einkäufergruppe wie Z01 oder Einkäufergruppe:Referenz. Die Lieferantennummer hat 8 Ziffern. Finonur merkt sich die Lieferantennummer beim Kunden.
Lädt Finonur die E-Rechnung für mich hoch?+
Nein. Finonur erstellt die Datei und prüft vorher die bekannten Gründe, aus denen der Bund eine E-Rechnung ablehnt. Hochladen tun Sie die Datei selbst im USP. Dafür braucht Ihr Betrieb einen USP-Zugang.
Kann ich die Datei vorher ausprobieren?+
Ja. Der Bund betreibt eine Testumgebung (test.erechnung.gv.at). Dort können Sie eine Datei hochladen, ohne dass sie als Rechnung eingereicht wird.
Ich bin Kleinunternehmer und habe keine UID-Nummer. Geht das?+
Ja. ebInterface verlangt in diesem Fall den Wert ATU00000000, den Finonur selbst einträgt. Die Positionen stehen mit 0 % und dem Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung in der Datei, wie auf Ihrer PDF-Rechnung.
Was kostet die E-Rechnung?+
Nichts extra. Die E-Rechnung ist in jedem Finonur-Tarif enthalten, auch im kostenlosen.