Wie rechne ich Anzahlung und Schlussrechnung richtig ab?

• Sie dürfen sie schon vor der Zahlung ausstellen. Geht weniger ein als verrechnet, schulden Sie die Steuer nur auf den tatsächlich erhaltenen Betrag (UStR Rz 1523).
• Statt des Leistungsdatums steht der voraussichtliche Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung darauf (Rz 1524).
• Aus der Rechnung muss zweifelsfrei hervorgehen, dass über eine Anzahlung abgerechnet wird. Die Richtlinien empfehlen eine Bezeichnung wie „Anzahlungsrechnung über den am … vereinnahmten Teilbetrag“ oder „1. Teilrechnung über die vereinbarte und am … fällig werdende Abschlagszahlung“ (Rz 1524).
• Eine Rechnung mit Steuer über eine noch nicht erbrachte Leistung ohne Bezug zu einer Anzahlung ist eine „Vorausrechnung“: Die ausgewiesene Steuer schulden Sie allein wegen der Rechnung, und Ihr Kunde kann sie nicht abziehen (Rz 1524).

Sie rechnet die ganze Leistung ab und zieht die vereinnahmten Anzahlungen samt der darauf entfallenden Steuer ab, einzeln oder in einer Summe (§ 11 Abs. 1 Z 4 UStG, Rz 1525).

Beispiel: Auftrag über 24.000 € (20.000 € plus 4.000 € Umsatzsteuer), Anzahlung 6.000 € (5.000 € plus 1.000 €). Die Schlussrechnung weist 20.000 € und 4.000 € aus, zieht 5.000 € und 1.000 € ab und nennt den offenen Betrag von 18.000 €.